Sposób postępowania pracowników Urzędu Gminy Piecki, zwanego dalej „Urzędem”, wobec działań podejmowanych przez podmioty wykonujące:

Sposób dokumentowania kontaktów podejmowanych przez podmioty, o których mowa w ust. 1.

Koordynatorze – należy przez to rozumieć osobę Sekretarza Gminy lub innego pracownika Urzędu wyznaczonego przez Wójta.

Komórce merytorycznej – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Urzędu, określoną jako biuro, referat lub samodzielne stanowisko.

Podmiocie – należy przez to rozumieć podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową oraz podmioty wykonujące bez wpisu do rejestru czynności z zakresu zawodowej działalności lobbingowej.

Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 07 lipca 2005 roku o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa (Dz. U. z 2005 r., Nr 169, poz.1414 z późn. zm.).

Wniesione do Urzędu wystąpienie, o którym mowa w § 3, przekazywanej jest do właściwej komórki merytorycznej w celu jego rozpatrzenia.

Komórki merytoryczne są zobowiązane do przekazywania wszelkich informacji dotyczących wystąpień podmiotów koordynatorowi.

Koordynator dokonuje rejestracji wystąpienia, z zastrzeżeniem ust. 4 – 6.

Do wystąpienia, o którym mowa w § 3 podmiot dołącza:

W przypadku wystąpienia mającego formę zgłoszenia, o którym mowa w § 3, stosuje się przepisy ustawy.

W przypadku stwierdzenia braku któregokolwiek z dokumentów, o których mowa w ust. 4 lub stwierdzenia braków formalnych zgłoszenia, komórka merytoryczna występuje o uzupełnienie tych braków wyznaczając podmiotowi termin nie dłuższy niż 7 dni od dnia otrzymania wezwania o uzupełnienie, przy czym brak uzupełnienia w wyznaczonym terminie skutkuje rezygnacją podmiotu z wystąpienia.

Koordynator przekazuje niezwłocznie do obsługi BIP informację o wystąpieniu podmiotu wraz ze wskazaniem oczekiwanego przez ten podmiot sposobu rozstrzygnięcia, w celu udostępnienia informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu.

W przypadku wystąpienia mającego formę zgłoszenia , o którym mowa w § 3, informacje, o których mowa w ust. 1, podlegają udostępnieniu również na stronie BIP Urzędu.

Jeżeli wystąpienie wymaga udzielenia podmiotowi pisemnej odpowiedzi jest ono przygotowywane przez właściwą komórkę merytoryczną.

Po udzieleniu podmiotowi pisemnej odpowiedzi przez komórkę merytoryczną, przekazuje ona kopię tej odpowiedzi do wiadomości koordynatora.

W przypadku wystąpienia, o którym mowa w § 3, nie zawierającego wskazania przedmiotu spotkania, komórka merytoryczna zwraca się do wnioskodawcy o uzupełnienie.

Komórka merytoryczna ustala w uzgodnieniu z koordynatorem termin spotkania z zastrzeżeniem ust. 1.

Przyjęcia podmiotów odbywają się w miejscu wskazanym przez komórkę merytoryczną w dniach i godzinach pracy Urzędu, w obecności pracownika komórki merytorycznej i koordynatora.

Ze spotkania z podmiotem pracownik komórki merytorycznej sporządza notatkę służbową.

Notatka służbowa zawiera, w szczególności:

Koordynator prowadzi rejestr wystąpień podmiotów.

Rejestr wystąpień powinien zawierać w szczególności:

Koordynator opracowuje do końca lutego każdego roku, informację o działaniach podejmowanych wobec Urzędu w roku poprzednim przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową.

Informacja, o której mowa w ust. 1, zawiera:

Informację, o której mowa w ust. 1, Wójt Gminy Piecki przedstawia Radzie Gminy Piecki.

Informacja, o której mowa w ust. 1, podlega udostępnieniu w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy Piecki.