Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 994), § 1 ust. 2, ust.3 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 ze zm.) zarządza się, co następuje;

§ 1.

1. W celu usprawnienia przyjmowania, obiegu korespondencji wpływającej do Urzędu Gminy

Piecki i wychodzącej wprowadzam elektroniczny obieg dokumentów i spraw „SIDAS EZD”.

2. System „SIDAS EZD” jest systemem informatycznym wspomagającym podstawowy, tradycyjny system obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy, wykonywania czynności kancelaryjnych i ich dokumentowania.

§ 2.

1. System SIDAS EZD jest obowiązkowy do stosowania przez wszystkich pracowników Urzędu Gminy Piecki zgodnie z nadanymi uprawnieniami.

2. System służy do:

1) rejestracji, ewidencji oraz obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej;

2) dekretacji spraw;

3) zakładania i prowadzenia spraw;

4) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie rejestrów lub ewidencji
z wyłączeniem rejestrów i ewidencji prowadzonych w innych systemach określonymi odrębnymi przepisami;

5) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz Urzędu Gminy;

6) prowadzenia korespondencji wewnątrz Urzędu.

§ 3.

1. Po elektronicznym zadekretowaniu korespondencji, zostaje ona przekazana do odpowiednich pracowników Urzędu Gminy w formie papierowej.

2. Każdy z pracowników pracujących w systemie ma przyporządkowany indywidualny login oraz hasło.

3. Wszystkie nieprawidłowości, błędy w systemie SIDAS EZD należy zgłaszać bezpośrednio informatykowi Urzędu Gminy Piecki lub swojemu przełożonemu.

§4.

Wykonanie zarządzenia powierzam wszystkim pracownikom Urzędu Gminy Piecki.

§5.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Wójt            
(-) Agnieszka Kurczewska