Począwszy od 18 kwietnia 2019 roku – z zastrzeżeniem § 9 ust. 1 niniejszego zarządzenia – Zamawiający jest obowiązany do odbierania od Wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania PEF.

W tym celu Zamawiający jest obowiązany do posiadania konta na platformie PEF. Konto Zamawiającego tworzone jest i obsługiwane jest przez upoważnionego do tego Użytkownika, o którym mowa w par. 4 niniejszego zarządzenia. Gmina Piecki tworzy wiele kont na platformie PEF, zamieszczonej na stronie internetowej: www.efaktura.gov.pl . Oznacza to, że Gmina Piecki tworzy, obsługuje i dodaje nowych użytkowników dla własnego konta, a także dodaje jednostki budżetowe, które po otrzymaniu uprawnień obsługują własne konto.

Zamawiający zakłada konto na platformie PEF najpóźniej przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

Funkcjonowanie platformy PEF zapewnia minister właściwy do spraw gospodarki. Minister ten zamieszcza na platformie dokumentację organizacyjno-techniczną platformy, zawierającą w szczególności: opis funkcjonowania oraz korzystania z platformy; opisy, schematy, instrukcje i inne materiały dotyczące ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych; wymagania techniczne i organizacyjne konta na platformie.

Platforma umożliwia przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych za swoim pośrednictwem.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna składa się z danych wymaganych przepisami o podatku od towarów i usług (wymienionych w art. 106e ustawy o VAT) oraz danych zawierających: informacje dotyczące odbiorcy płatności oraz wskazanie umowy zamówienia publicznego. W ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej, poza ww. danymi, mogą być zamieszczone także inne dane, jeżeli są niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych.

Upoważnienia dla potrzeb rejestracji, utworzenia konta i pobierania z PEF ustrukturyzowanych faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów wydaje organ wykonawczy gminy. Przed przewidywaną datą otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury za pośrednictwem PEF dyrektor jednostki organizacyjnej, zobowiązany jest wystąpić na piśmie do tego organu o ww. upoważnienie.

Uwierzytelnienie użytkownika na PEF oraz odbiór ustrukturyzowanych dokumentów wymaga posiadania przez niego oraz korzystania z bezpiecznego podpisu elektronicznego.

W umowie każdego zamówienia publicznego uznaję za konieczny zapis nt. formy stosowanego przez Wykonawcę sposobu wystawiania i przekazywania Zamawiającemu faktur, tj. albo papierowych (tradycyjnych) albo elektronicznych ustrukturyzowanych. W związku z powyższym w ramach przeprowadzanego zamówienia publicznego i w zawieranej w związku z tym umowie wymagane jest wprowadzenie stosownego w tym zakresie zapisu.

W przypadku wskazania przez Wykonawcę zamówienia publicznego elektronicznej formy przekazywania ustrukturyzowanych faktur Zamawiającemu za pomocą platformy PEF, dopuszcza się również przyjmowanie za pomocą tej Platformy innych dokumentów ustrukturyzowanych elektronicznych niż faktura, związanych z realizacją zamówienia publicznego.

Przyjmowanie innych (poza fakturą) dokumentów ustrukturyzowanych za pomocą platformy PEF wymaga obustronnego porozumienia w tym zakresie, potwierdzonego stosownymi postanowieniami umowy o realizacji zamówienia publicznego.

Do dnia dostosowania posiadanych przez jednostkę organizacyjną systemów finansowo-księgowych do elektronicznego obiegu ustrukturyzowanych dokumentów oraz automatycznego ich przetwarzania w urządzeniach księgowych dopuszcza się możliwość pobrania z platformy PEF ustrukturyzowanego zindywidualizowanego pliku faktury bądź innych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych w formacie PDF dla oceny merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzania przesłanego dokumentu.

Faktura bądź inny ustrukturyzowany dokument, o których mowa w ust. 1, podlega rejestracji i obiegowi dokumentów zgodnie z obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej uregulowaniami wewnętrznymi oraz podlega ewidencji księgowej.

W przypadku Urzędu Gminy Piecki, zobowiązuję Referat Rozwoju Gminy i Zarządzania Kryzysowego, jako merytoryczną komórkę organizacyjną, do dokonania rejestracji i utworzenia konta na PEF dla samej Gminy Piecki celem pobierania ustrukturyzowanych faktur bądź innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych przez merytoryczne komórki organizacyjne Urzędu Gminy Piecki.

Kierujących merytorycznymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Gminy Piecki zobowiązuję do niezwłocznego pisemnego powiadomienia Referatu Finansowego o zawartych umowach, w których Wykonawcy wskazali formę przekazywania faktur Zamawiającemu za pomocą systemu PEF, w terminie nie później niż 5 dni roboczych, licząc od daty zawarcia umowy.

Kierujących merytorycznymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Gminy Piecki zobowiązuję do niezwłocznego pisemnego powiadomienia kierującego Referatem Rozwoju Gminy i Zarządzania Kryzysowego o podjętych postanowieniach w zakresie przekazywania pozostałych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, jeżeli je przyjęto, za pomocą systemu PEF, w terminie nie później niż 5 dni roboczych, licząc od daty zawarcia umowy.

Przepisy zarządzenia mają zastosowanie do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego o wartości powyżej 30 000 euro, które zostaną wszczęte począwszy od dnia 18 kwietnia 2019 roku i do umów zawartych w wyniku tych postępowań. Jest to zgodne z art. 12 ust. 2 ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych.

Począwszy od dnia 1 sierpnia 2019 roku – zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych – istnieje obowiązek stosowania elektronicznego fakturowania do zamówień publicznych o wartości poniżej 30 000 euro, czyli do zamówień i koncesji, o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych, umów koncesji, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o umowie koncesji, oraz umów o partnerstwie publiczno-prywatnym, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym.

Wykonanie zarządzania powierza się Skarbnikowi Gminy Piecki, którego zobowiązuję do przekazania zarządzenia:

dyrektorom jednostek organizacyjnych, celem stosowania i ujęcia zmian w obowiązujących uregulowaniach wewnętrznych obiegu dokumentów,

kierującym merytorycznymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Gminy Piecki, celem przyjęcia do stosowania.

W kwestiach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem mają zastosowanie przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych.

Postanowień niniejszego zarządzenia nie stosuje się do zamówień publicznych, o których mowa w art. 3 ust. 2 oraz art. 4 ust. 3 ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych.

Przy udzielaniu zamówień publicznych, o których mowa powyżej, tj. w ust.1, w dokumentacji rozpoczynającej postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego wymagane jest zamieszczenie zapisu o wyłączeniu stosowania formy rozliczeń za pomocą ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów.