FU.041.7.2013

Piecki, 20 grudnia 2013 r.

ze względu na wartość zamówienia nie przekraczającego 14000 EURO, nie mają zastosowania w niniejszym postępowaniu przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych – podstawa prawna art.4 pkt.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. z 2007 r. Dz. U. nr 223 poz. 1655 z późn. zm.)

ZAMAWIAJĄCY:
GMINA PIECKI
ul. Zwycięstwa 34, 11-710 Piecki

1. INFORMACJA O PROJEKCIE:

Tytuł projektu: „Zakup średniego samochodu bojowego dla OSP w Nawiadach”,
Numer umowy: UDA-RPWM.06.02.02-28-004/13-00.
Operacja realizowana w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007 – 2013, Działanie 6.2. Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami
i zniszczeniami, Poddziałanie 6.2.2. Bezpieczeństwo ekologiczne.
Wartość projektu (zgodnie z umową o dofinansowanie) – 607 459,99 zł.
Kwota dofinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego – 485 967,99 zł.

2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego dla powyższego projektu. Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki, tak, by wykonawca audytu zewnętrznego mógł wydać wiążącą opinię i sporządzić sprawozdanie w tym zakresie.
Audyt powinien być przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi na dzień rozpoczęcia czynności audytowych wytycznymi dla beneficjentów dotyczącymi standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.

3. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
1) Miejsce realizacji zamówienia: Urząd Gminy Piecki, ul. Zwycięstwa 34, 11-710 Piecki
2) Termin realizacji zamówienia: do dnia 24.01.2014 r. przy czym faza właściwego audytu powinna się rozpocząć po poniesieniu przez Beneficjenta 50% wydatków całkowitej wartości projektu.

4. WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA:
Podstawą wypłaty wynagrodzenia będzie stanowić wystawiona przez Wykonawcę faktura/inny dokument o równoważnej wartości dowodowej za wykonanie prac audytorskich potwierdzonych sprawozdaniem z audytu, przygotowanym wg obowiązującego, na dzień rozpoczęcia czynności audytowych, dokumentu „Wytyczne dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013”. Zapłata za wykonanie zamówienia będzie zrealizowana przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę na fakturze/ innym dokumencie o równoważnej wartości dowodowej po podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego.

Kwalifikacje wykonawcy audytu zewnętrznego:
1) O udzielenie zlecenia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje i doświadczenie lub/i dysponują osobami zdolnymi do wykonania zlecenia.
2) Przez wykonawców o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty posiadające:
a) udokumentowane kwalifikacje,
b) udokumentowane doświadczenie:
- w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowych ze środków publicznych,
- związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
- w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego.
3) Wykonawca ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia:
a) wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania (wszystkich jakie wykonał)
b) wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
c) potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzania zadania audytowego.
4) Powyższe dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia.
5) Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich kwalifikacji
i doświadczenia przez wykonawcę stanowi wymóg w stosunku do wszystkich oferentów ubiegających się o przeprowadzenie audytu projektu.
6) Audyt przeprowadzają podmioty, które m.in.:
a) uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy Ustawy z dnia
7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (tj. Dz. U. z 2009 r., Nr 77, poz. 649),
b) posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240),
c) w latach 2003-2006 zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego oraz
- posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,
- nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
7) Mając na uwadze poprawność i kompleksowość audytu zaleca się, aby jednym
z członków zespołu audytowego była osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

5. BEZSTRONNOŚĆ I NIEZALEŻNOŚĆ WYKONAWCY AUDYTU
1) Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu muszą spełnić wymóg bezstronności i niezależności od badanego Beneficjenta. Pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu takich okoliczności, składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego jak i osoba przeprowadzająca audyt.
2) Niniejsze oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisanej pomiędzy Beneficjentem a wykonawcą audytu zewnętrznego.
3) Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli wykonawca audytu zewnętrznego (dotyczy również osób uczestniczących w przeprowadzeniu audytu):
a) posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej role Beneficjenta RPO WiM lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu,
b) jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Beneficjenta albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
c) w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
d) osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50 % przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Beneficjenta, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
e) jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Beneficjenta albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
f) jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie przedmiotowym projektem,
g) pozostaje lub w ciągu ostatnich 3 lat pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia
z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji zaangażowanych we wdrażanie RPO WiM tj.: IŻ, IP, IP II,
h) jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów RPO WiM,
i) z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
4) Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do wszystkich wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy lub zlecenia
z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji tj.: IŻ, IP, IP II osób wykonujących audyt zewnętrzny.

6. KRYTERIA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
Cena – 100 %

7. ZAWARTOŚĆ OFERTY

Wykonawca składając swoją ofertę załączy:
a) Ofertę cenową (zał. 1 – formularz ofertowy) określającą cenę ryczałtową wykonania zamówienia (cena oferty winna obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie wykonawca przy realizacji zamówienia, razem z następującymi kosztami - podatek VAT, koszty transportu).
b) wykaz wykonanych, w ciągu ostatnich 3 lat, audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania (zał. 2),
c) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia (zał. 3). Kopie potwierdzone za zgodność
z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
Powyższe dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia.
d) Oświadczenie osoby przeprowadzającej audyt zewnętrzny (zał. 4)

8. TERMINY I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT
Powyższe dokumenty mogą być złożone w formie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę kserokopii.
Ofertę należy złożyć drogą korespondencyjną/przesyłką kurierską/osobiście, na adres:
Urząd Gminy Piecki, 11-710 Piecki, ul. Zwycięstwa 34 (osobiście do sekretariatu pok. nr 7) do dnia 2 stycznia 2014 do godz. 12.00 (decyduje data wpływu). Oferta powinna zawierać informacje o wykonawcy, niezbędne w celu zawarcia umowy. Ponadto powinna być opatrzona tytułem:
Oferta na wykonanie audytu zewnętrznego dla przedsięwzięcia: „Zakup średniego samochodu bojowego dla OSP w Nawiadach”

Do udzielania wyjaśnień dotyczących zamówienia, ze strony Zamawiającego upoważniony jest Hubert Sadownikow, podinspektor w Urzędzie Gminy Piecki, tel. 89/742 19 62.